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I 5 punti chiave per poter scegliere una location perfetta per i nostri eventi. Voi da quale iniziereste?

La giusta location per il nostro evento rappresenta un aspetto fondamentale per la buona riuscita di questo. Scegliere il posto giusto vuol dire far sentire a proprio agio i nostri partecipanti, avere la giusta atmosfera e, soprattutto, esaltare il brand che stiamo promuovendo.

A prescindere dal tipo di evento che dobbiamo organizzare, gli aspetti di cui dovremo tenere conto saranno 5:

  • Numero di partecipanti. È fondamentale scegliere una location che abbia le giuste dimensioni. Una sala troppo grande infatti darà l’idea di un evento che non sta riscuotendo successo, mentre al contrario, locali troppo piccoli faranno sentire i nostri ospiti a disagio. Come poter ovviare a questo problema? Raccogliendo le adesioni con largo anticipo, attraverso form online o schede di iscrizione cartacee. Solo così potremo avere un’idea più precisa del numero di persone che parteciperanno al nostro evento.

  • Posizione. Sarà innanzitutto fondamentale capire non solo da dove vengono i nostri partecipanti, ma anche il modo in cui raggiungeranno la location. Qualora in molti si spostino coi treni assicurarsi di scegliere un luogo vicino alla stazione o, in alternativa, organizzare dei trasporti con pullmini privati o NCC per l’arrivo a destinazione. In caso invece i partecipanti si sposteranno con mezzi privati, assicuriamoci che ci siano posti auto sufficienti ad accoglierli tutti. E se in molti verranno da lontano? Assicuriamoci che nei dintorni della nostra location siano presenti strutture ricettive pronte ad ospitare tutti coloro he ne avranno bisogno.

  • Budget. Siamo realistici: il budget ha spesso più potere di noi nella scelta di una location, quindi poniamone uno e restiamo fedele a questo. Una volta posto un tetto massimo di spesa infatti cercheremo solo ed esclusivamente strutture che ci rientrino. La cosa migliore sarà senz’altro chiedere più preventivi in cui siano dettagliatamente spiegati tutti i servizi inclusi.

  • Estetica e praticità. Una location bella ha sempre il suo fascino, non si discute, ma se non fosse funzionale? Saranno diverse le domande da farci per poter scegliere una struttura che possa soddisfare tutte le nostre esigenze: c’è tutta l’attrezzatura necessaria? Avrò una buona luminosità? Sono presenti barriere architettoniche? È presente il wifi? Le prese di corrente sono posizionate in maniera strategica? E così via.

  • Accoglienza. L’abbiamo detto fin da subito: scegliere la giusta location vuol dire anche far sentire i partecipanti a loro agio. Sarà quindi gradito avere un desk all’ingresso a cui potersi rivolgere per ogni informazione concernente l’evento, così da evitare che le persone vaghino per i locali senza sapere dove andare. Altra cosa che gli ospiti gradiscono è il coffee break. Pensiamo a qualcosa che possa allietare i nostri partecipanti durante le pause e che magari possa contribuire alla socialità.